Takle møte Monster

Under en nylig executive coaching sesjon, min klient tappet åpne kalenderen på sin iPad og peker til den enorme mengden av lilla-fargede utbrøt, "ikke rart jeg skrånende bli utført arbeid.  Alt jeg noen gang gjøre er møter!"

Fenomenet "Møte Monster" er en vanlig klage blant executive coaching kunder og jeg har vurdert i mange år.  Min observasjon er at det ofte oppstår fra organisasjonens kultur og ikke bare en enkelt leder ikke kan styre sin tid.

For eksempel i de tidlige stadiene av organisasjonens vekst er det viktig for alle å være ""loop.  Alle kan være i et relativt lite område.  Det er enkelt å samarbeide.  Hver dag er et møte.

Etter hvert som organisasjoner vokser, kan det å være "i løkken" bli et statussymbol. "Ikke å bli inkludert" kan bety "Ikke å være viktig." Med økende krav til størrelse og produktivitet blir organisasjoner presset til å tenke om møter, og spesielt for å spørre:  "Må alle møte?"

Som et resultat av å stille dette nye spørsmålet, kan møtefokuset skifte vekk fra Status, kommunikasjon og inkludering til Kritisk problemløsning og avgjørende kommunikasjon.

Så, når et møte er virkelig kreves og formålet med møtet er definert, er det neste spørsmålet"Hvem bør inkluderes? "  Det følgende er en prosess som jeg har funnet for å være nyttig i planlegging effektiv møter som fører til bedre beslutninger.

Interessenter analyse

En mottaker er noen som har noe å få eller mister fra resultatet.  Alle interessenter får møtereferater viser alle beslutninger, interessenter ansvarlig for hver planlagte handling, og anslått timing.

1. Liste over alle som har en eierandel i utfallet.
2. Gjør hver som har en egeninteresse trenger å delta personlig?
3. Identifisere kritisk-suksess interessenter og bekrefte deres tilstedeværelse på møtet.
4. Snakk med alle andre som har en egeninteresse i utfallet.  Invitere de interessentene å holde tritt med fremdrift via detaljert møtereferater som vil bli distribuert innen 24 timer etter møtet.  Mange setter pris på muligheten.

Dagsorden og roller

1. Pre publisere en agenda med møtet mål og forventet utfall.  Sende i forveien.  Sette "kommunisere bare" interessenter i cc delen av e-postmelding.   Gi fast, realistisk start og stopp tidspunkt for møtet.  Grovt overvurdere tid å forberede.
2. Eventuelt kan du tildele ansvar/preparatet aktiviteter til gruppemedlemmer.
3. Spør på forhånd for noen Registrer handlinger, beslutninger og oppgaver i minutter som vil bli distribuert innen 24 timer etter møtet konklusjon.
4. Spør på forhånd for et møtetidspunkt keeper.

Lette møtet

1. Starte i tide.
2. Forbud/grense telefoner, bærbare datamaskiner.
3. Mat distraherer.  Bruk bare når den støtter formålet.
4. Avgjøre hvilke verktøy, diagrammer, utstyr du trenger på forhånd og ha den der.
5. Hold deg til dagsordenen. Angi formålet med møtet på nytt og forventede resultater. 
6. Oppmuntre til deltakelse av alle.  Vi kan kveler innovasjon når ikke alle ideer er stemt.
7. Opprette en parkeringsplass for å fange problemer å løse frakoblet.
8. Ros offentlig; kritisere privat, spesielt når personen som blir kritisert ikke er i rommet.  Alle er i selskapsteamet.
9. Oppsummere møte utfall, tiltak og ansvar på møte konklusjon.

Tilretteleggerens rolle er å utfordre, å være sikker på at oppgaver er realistiske og målbare, og å avgjøre om det er behov for ytterligere støtte eller ressurser. 

Vi tar imot dine egne historier og tilbakemeldinger om strategier du har brukt til å takle din "møte Monster" på din arbeidsplass.