处理会议怪兽

在最近的一次执行教练会议上, 我的客户打开了他的 ipad 上的日历, 指着大量的紫色阴影区域惊呼, "难怪我不能完成任何工作。 我所做的一切都是参加会议!

这种 "会议怪兽" 现象是高管教练和我多年来一直在考虑的一个共同的哀叹。 我的观察是, 它经常产生于一个组织的文化, 而不是简单地从一个领导者的无能来管理他们的时间。

例如, 在组织成长的早期阶段, 每个人都必须 "在循环中"。 每个人都可以在一个相对较小的区域。 协作很容易。 每天都是会议。

然而，随着组织的发展，"在圈内 "可能成为一种地位的象征。 "不被纳入 "可能意味着 "不重要"。随着规模的扩大和对生产力的要求，组织被逼着重新思考会议，特别是要问。  "我们都需要见面吗？"

由于提出了这个新问题，会议的重点可以从 状态、通信和包含 至 关键问题的解决和关键的沟通。

然后, 当真正需要召开会议并确定会议的目的时, 下一个问题是 "谁应该被包括在内？"  下面是一个过程, 我发现它有助于规划高效的会议, 从而导致高质量的决策。

利益相关者分析

利益相关者是任何有东西从结果中获得或失去的人。 所有的利益相关者将会收到会议纪要, 显示所有的决策, 利益干系人负责每个计划的行动, 和估计的时间。

1. 列出所有在结果中有利害关系的人。
2. 每个拥有既得利益的人是否 需要 亲自参加？
3. 确定关键的成功风险承担者并确认他们在会议中的存在。
4. 与所有对结果有既得利益的人交谈。 请这些利益相关者在会议后24小时内通过详细的会议纪要来跟上进度。 许多人会欣赏这个机会。

议程和角色

1. 预先公布一项具有会议目标和预期成果的议程。 提前发送。 在电子邮件通知的 cc 部分投入 "仅沟通" 利益相关者。  提供坚定、务实的启动和停止会议时间。 严重高估了需要准备的时间。
2. 适当时, 将职责/准备任务分派给团队成员。
3. 事先要求某人在会议结束后24小时内将行动、决定和责任记录在案。
4. 提前问一个会议时间管理员。

便利会议

1. 准时开始
2. 禁止/限制手机, 笔记本电脑。
3. 食物分散。 仅当它支持您的目的时使用。
4. 事先确定您需要的工具、图表和设备, 并将其放在那里。
5. 坚持议程。 重新说明会议的目的和预期结果。 
6. 鼓励所有人参与。 我们可以扼杀创新, 而不是所有的想法都被表达出来。
7. 创建一个停车场, 以捕获问题, 以解决离线。
8. 公开表扬；私下批评，特别是当被批评的人不在房间里时。  都 是公司团队中的一员。
9. 总结会议结果、行动步骤和责任。

主持人的作用是挑战，确保任务是现实的和可衡量的，并确定是否需要额外的支持或资源。 

我们欢迎您自己的故事和反馈的策略, 你已经习惯于解决你的 "会议怪兽" 在你的工作场所。