Aanpakken van de vergadering-Monster

Tijdens een recente executive coaching sessie, mijn cliënt tikte open de kalender op zijn iPad en, wordt gewezen op de enorme hoeveelheid paars-gearceerde gebied riep, "geen wonder dat ik niet krijgen geen werk gedaan.  Alles wat ik ooit doen is vergaderingen!"

Dit verschijnsel van de "Vergadering Monster" is een gemeenschappelijk klaagzang onder executive coaching klanten en ik heb overwogen voor vele jaren.  Mijn opmerking is dat het vaak vloeit voort uit de cultuur van een organisatie en niet alleen uit een afzonderlijke leader's onvermogen om hun tijd te beheren.

Bijvoorbeeld, in de vroege stadia van de groei van een organisatie is het belangrijk dat iedereen worden "in de lus."  Iedereen kan zijn in een relatief klein gebied.  Het is gemakkelijk om samen te werken.  Elke dag is een vergadering.

Naarmate organisaties groeien, kan "op de hoogte zijn" echter een statussymbool worden. "Niet betrokken zijn" kan betekenen "Niet belangrijk zijn". Met de toenemende omvang en productiviteitseisen, worden organisaties gedwongen om vergaderingen te heroverwegen, en vooral om te vragen:  "Hoeft ons aller te voldoen aan?"

Als gevolg van het stellen van deze nieuwe vraag, kan de focus van de vergadering verschuiven van Status, communicatie en integratie naar Kritische Probleem Oplossen en Cruciale Communicatie.

Dan, wanneer een vergadering echt nodig is en het doel van de bijeenkomst is gedefinieerd, wordt de volgende vraag is"Wie moet er bij zijn?"  Wat volgt is een proces dat ik gevonden heb om nuttig zijn bij de planning van efficiënte vergaderingen die tot kwalitatief hoogstaande beslissingen leiden.

Stakeholder analyse

Een stakeholder is iemand die iets te winnen of verliezen van de resultaten.  Alle belanghebbenden ontvangt notulen tonen alle beslissingen, de belanghebbenden verantwoordelijk voor elke geplande actie, en geschat timing.

1. Lijst van alle die een aandeel in het resultaat hebben.
2. Heeft iedereen die een gevestigd belang heeft noodzaak om persoonlijk deel te nemen?
3. Identificeren van de kritische succesfactoren belanghebbenden en bevestigen hun aanwezigheid op de vergadering.
4. Praat met alle anderen die een gevestigd belang bij het resultaat hebben.  Uitnodigen die belanghebbenden te houden met de vooruitgang via gedetailleerde notulen die binnen 24 uur na de vergadering zal worden verspreid.  Velen zullen de mogelijkheid waarderen.

Agenda en rollen

1. Vooraf publiceren een agenda met de doelstellingen van de vergadering en verwachte resultaten.  Stuur ruim van tevoren.  Zet "communiceren alleen" belanghebbenden in cc sectie van e-mailbericht.   Voorzien van stevige, realistische start en stop vergadertijdstippen.  Schromelijk overschatten tijd die nodig is om voor te bereiden.
2. In voorkomend geval, verantwoordelijkheden/voorbereiding taken toewijzen aan teamleden.
3. Vragen vooraf voor iemand record acties, beslissingen en verantwoordelijkheden in notulen die binnen 24 uur na sluiting vergadering zal worden verspreid.
4. Vragen vooraf voor een vergadertijdstip keeper.

Vergemakkelijken van de vergadering

1. Op tijd van start.
2. Verbod-/ limiet telefoons, laptops.
3. Voedsel afleidt.  Alleen gebruiken wanneer het ondersteunt uw doel.
4. Bepalen welke hulpprogramma's, grafieken, apparatuur je op voorhand nodig hebt en hebben het er.
5. Houd u aan de agenda. Herhaal het doel van de vergadering en de verwachte resultaten. 
6. Deelname door alle aanmoedigen.  Wanneer niet alle ideeën zijn geuit, kunnen we innovatie verstikken.
7. Het maken van een parkeerplaats te vangen kwesties naar adres off-line.
8. Prijs in het openbaar, bekritiseer onder vier ogen, vooral als de bekritiseerde persoon niet in de kamer is.  Iedereen in het bedrijfsteam zit.
9. Samenvatten van de resultaten van de vergadering, actie stappen en verantwoordelijkheden in sluiting vergadering.

De rol van de facilitator is uit te dagen, ervoor te zorgen dat de opdrachten realistisch en meetbaar zijn, en te bepalen of extra steun of middelen nodig zijn. 

Wij verwelkomen uw eigen verhalen en feedback over strategieën die u hebt gebruikt om aan te pakken uw "vergadering Monster" in uw werkplaats.