Affronter le monstre de la rencontre

Au cours d'une récente séance de coaching exécutif, mon client a ouvert le calendrier sur son iPad et, pointant vers la grande quantité de zone violette-ombrée s'écria: «pas étonnant que je ne peux pas obtenir un travail fait.»  Tout ce que j'ai jamais faire est d'assister à des réunions!

Ce phénomène de «rencontre monstre» est une complainte commune parmi les clients de coaching exécutif et que j'ai contemplée pendant de nombreuses années.  Mon observation est qu'elle découle souvent de la culture d'une organisation et non pas simplement de l'incapacité d'un chef de file individuel à gérer son temps.

Par exemple, dans les premiers stades de la croissance d'une organisation, il est important que chacun soit «dans la boucle».  Tout le monde peut être dans une zone relativement petite.  Il est facile de collaborer.  Chaque jour est une réunion.

Cependant, à mesure que les organisations se développent, être "dans le coup" peut devenir un symbole de statut. "Ne pas être inclus" peut signifier "ne pas être important". Avec la taille croissante et les exigences de productivité, les organisations sont poussées à repenser les réunions, et surtout à demander :  "est-ce que nous devons tous nous rencontrer?"

En posant cette nouvelle question, la réunion peut s'éloigner des points suivants Statut, communication et inclusion à Résolution de problèmes critiques et communication cruciale.

Ensuite, lorsqu'une réunion est vraiment requise et que le but de la réunion a été défini, la question suivante est «Qui doit être inclus ?"  Ce qui suit est un processus que j'ai trouvé utile pour planifier des réunions efficaces qui conduisent à des décisions de haute qualité.

Analyse des intervenants

Un intervenant est celui qui a quelque chose à gagner ou à perdre du résultat.  Tous les intervenants recevront des procès-verbaux de réunion montrant toutes les décisions prises, l'intervenant responsable de chaque action planifiée et le calendrier estimatif.

1. Énumérez tous ceux qui ont une participation dans le résultat.
2. Est-ce que chaque personne ayant un intérêt direct besoin de participer en personne ?
3. Identifier les intervenants à succès critique et confirmer leur présence à la réunion.
4. Discutez avec tous les autres qui ont un intérêt direct dans le résultat.  Invitez ces intervenants à suivre les progrès au moyen des procès-verbaux de réunion détaillés qui seront distribués dans les 24 heures suivant la réunion.  Beaucoup apprécieront l'occasion.

Ordre du jour et rôles

1. Pré-publier un ordre du jour avec les objectifs de la réunion et les résultats escomptés.  Envoyez bien à l'avance.  Mettre «communiquer uniquement» les intervenants dans la section CC de l'avis de courriel.   Fournir des temps de réunion fermes, réalistes et d'arrêt.  Surestimer grossièrement le temps nécessaire à la préparation.
2. Le cas échéant, attribuez des responsabilités/tâches de préparation aux membres de l'équipe.
3. Demandez à l'avance à quelqu'un d'enregistrer les actions, les décisions et les responsabilités en quelques minutes qui seront distribuées dans les 24 heures de la conclusion de la réunion.
4. Demandez à l'avance pour un gardien de temps de réunion.

Faciliter la réunion

1. Commencez à l'heure.
2. Interdire/limiter les téléphones, les ordinateurs portables.
3. La nourriture distrait.  Utilisez seulement quand il prend en charge votre but.
4. Déterminez quels outils, graphiques, équipement dont vous avez besoin à l'avance et l'avoir là.
5. Respectez l'ordre du jour. Réaffirmez l'objectif de la réunion et les résultats attendus. 
6. Encourager la participation de tous.  Nous pouvons étouffer l'innovation quand toutes les idées ne sont pas exprimées.
7. Créer un terrain de stationnement pour capturer les problèmes à traiter hors ligne.
8. Louez en public ; critiquez en privé, surtout lorsque la personne critiquée n'est pas dans la pièce.  Le est dans l'équipe de l'entreprise.
9. Résumer les résultats de la réunion, les étapes d'action et les responsabilités lors de la conclusion de la réunion.

Le rôle de l'animateur est de stimuler, de s'assurer que les tâches sont réalistes et mesurables, et de déterminer si un soutien ou des ressources supplémentaires sont nécessaires. 

Nous nous félicitons de vos propres histoires et commentaires sur les stratégies que vous avez utilisé pour aborder votre «monstre de réunion» dans votre lieu de travail.