Bewältigung des Treffens Monster

Während einer bisherigen Executive Coaching-Sitzung, mein Klient klopfte öffnen Sie den Kalender auf seinem iPad und, zeigen auf die riesige Menge von lila-shaded Bereich rief, "kein Wunder, ich kann keine Arbeit geleistet."  Alles, was ich jemals tun, ist an Sitzungen teilzunehmen!

Dieses "Meeting Monster" Phänomen ist eine häufige Klage bei Executive Coaching Kunden und ein Ich habe seit vielen Jahren in Betracht.  Meine Beobachtung ist, dass es häufig aus der Kultur einer Organisation entsteht und nicht einfach von der Unfähigkeit eines einzelnen Leiters, Ihre Zeit zu handhaben.

In den frühen Stadien des Wachstums einer Organisation ist es beispielsweise wichtig, dass jeder "in der Schleife" ist.  Jeder kann in einem relativ kleinen Bereich.  Es ist einfach zu kooperieren.  Jeden Tag ist ein Meeting.

Wenn Organisationen wachsen, kann es jedoch zu einem Statussymbol werden, wenn man "dabei ist". "Nicht einbezogen zu sein" kann bedeuten, "nicht wichtig zu sein". Mit zunehmender Größe und steigenden Produktivitätsanforderungen sind Organisationen gezwungen, Meetings zu überdenken und vor allem zu fragen:  "müssen wir uns alle treffen?"

Infolge dieser neuen Frage kann sich der Schwerpunkt des Treffens verlagern von Status, Kommunikation und Eingliederung zu Kritische Problemlösung und kritische Kommunikation.

Wenn eine Besprechung wirklich erforderlich ist und der Zweck der Besprechung definiert wurde, lautet die nächste Frage:Wer sollte einbezogen werden?"  Was folgt, ist ein Prozess, den ich gefunden habe, um bei der Planung effizienter Meetings, die zu qualitativ hochwertigen Entscheidungen führen, hilfreich sein.

Stakeholder-Analyse

Ein Stakeholder ist jeder, der etwas zu gewinnen oder aus dem Ergebnis zu verlieren hat.  Alle Stakeholder erhalten Meeting-Minuten mit allen getroffenen Entscheidungen, der Verantwortlichen für die einzelnen geplanten Maßnahmen und dem geschätzten zeitlichen Ablauf.

1. Liste alle, die einen Anteil am Ausgang haben.
2. Hat jeder, der ein persönliches Interesse hat müssen um persönlich teilzunehmen?
3. Identifizieren Sie die kritischen Stakeholder und bestätigen Sie Ihre Anwesenheit bei der Besprechung.
4. Sprechen Sie mit allen anderen, die ein berechtigtes Interesse am Ausgang haben.  Fordern Sie die Beteiligten auf, sich über detaillierte Meeting-Minuten zu informieren, die innerhalb von 24 Stunden nach der Besprechung verteilt werden.  Viele werden die Gelegenheit schätzen.

Agenda und Rollen

1. Vor-veröffentlichen Sie eine Agenda mit den Zielen und erwarteten Ergebnissen.  Senden Sie gut im voraus.  Put "kommunizieren nur" Stakeholder in CC Abschnitt der e-Mail-Benachrichtigung.   Bieten Sie feste, realistische Start-und Stop-Meeting-Zeiten.  Die zur Vorbereitung benötigte Zeit grob überschätzt.
2. Ordnen Sie den Teammitgliedern gegebenenfalls Zuständigkeiten/vorbereitende Aufgaben zu.
3. Fragen Sie vorab für jemanden, der Aktionen, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten in Minuten aufzeichnen, die innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss der Besprechung verteilt werden.
4. Fragen Sie vorab für einen Meeting-Time Keeper.

Erleichterung der Tagung

1. Beginnen Sie pünktlich.
2. Ban/Limit Phones, Laptops.
3. Nahrung lenkt ab.  Verwenden Sie nur, wenn Sie Ihren Zweck unterstützt.
4. Bestimmen Sie, welche Werkzeuge, Diagramme, Ausrüstung Sie im voraus benötigen und Sie dort haben.
5. Halten Sie sich an die Tagesordnung. Nennen Sie noch einmal den Zweck des Treffens und die erwarteten Ergebnisse. 
6. Förderung der Partizipation von allen.  Wir können die Innovation ersticken, wenn nicht alle Ideen geäußert werden.
7. Erstellen Sie einen Parkplatz, um Probleme in der Offline-Adresse zu erfassen.
8. Loben Sie in der Öffentlichkeit; kritisieren Sie unter vier Augen, vor allem, wenn die kritisierte Person nicht anwesend ist.  Jeder im Team des Unternehmens ist.
9. Fassen Sie Ergebnisse, Schritte und Verantwortlichkeiten bei der Besprechung zusammen.

Die Rolle des Moderators besteht darin, zu fordern, sicherzustellen, dass die Aufgaben realistisch und messbar sind, und zu bestimmen, ob zusätzliche Unterstützung oder Ressourcen benötigt werden. 

Wir begrüßen Ihre eigenen Geschichten und Feedback über Strategien, die Sie verwendet haben, um Ihre "treffen Monster" an Ihrem Arbeitsplatz anzugehen.