Борьба с монстром

В ходе недавней сессии Исполнительного тренера мой клиент подключился к открытому календарю на iPad и, указывая на то, что в нем была подчеркнута огромная площадь пурпурного оттенка, "неудивительно, что я не могу доработать.  Все, что я когда-либо делаю, это посещение собраний! "

Это явление "Встреча с монстром"-это общее сожаление среди руководителей исполнительных тренеров, и я уже много лет располагаю.  Мое замечание состоит в том, что он часто возникает из-за культуры Организации, а не просто от неспособности отдельного руководителя управлять временем.

Например, на ранних стадиях роста Организации важно, чтобы каждый был «в цикле».  Все могут быть в относительно небольшом районе.  Это легко сотрудничать.  Каждый день-это собрание.

Однако по мере роста организации быть "в курсе всех событий" может стать символом статуса. "Не быть включенным" может означать "не быть важным". С увеличением размеров и требований к производительности, организации вынуждены переосмысливать собрания, и особенно задавать вопросы:  "все ли нам нужно встретиться?"

В результате постановки этого нового вопроса фокус встречи может сместиться с Статус, коммуникация и включение на Критическое решение проблем и критическое общение.

Затем, когда совещание действительно требуется и цель совещания определена, следующий вопрос заключается в ".Кто должен быть включен?"  Ниже приводится процесс, который, по моему мнению, полезен при планировании эффективных совещаний, которые приводят к принятию высококачественных решений.

Анализ заинтересованных сторон

Заинтересованным субъектом является любое лицо, которое имеет что-то, чтобы выиграть или потерять результат.  Все заинтересованные стороны получат протоколы заседаний, в которых будут показаны все принятые решения, заинтересованные стороны, ответственные за каждое запланированное действие, и предполагаемые сроки.

1. Перечислите всех, кто заинтересован в итоговом документе.
2. Каждый ли, кто имеет корыстный интерес необходимость участвовать лично?
3. Выявление заинтересованных участников и подтверждение их присутствия на совещании.
4. Поговорите со всеми другими, кто заинтересован в итоговом документе.  Предложите этим заинтересованным сторонам продолжать следить за ходом работы через посредство подробных протоколов заседаний, которые будут распространены в течение 24 часов после совещания.  Многие будут признательны за эту возможность.

Повестка дня и роли

1. Предварительная публикация повестки дня с достижением целей и ожидаемых результатов.  Пошлите заблаговременно.  Поместите в раздел CC уведомления по электронной почте "только для общения" заинтересованных лиц.   Обеспечить твердое, реалистичное начало и остановка собрания.  Полная переоценка времени, необходимого для подготовки.
2. При необходимости назначьте обязанности/подготовительные задачи членам группы.
3. Заранее запрашивать у кого-то для записи действий, решений и обязанностей в минутах, которые будут распространяться в течение 24 часов после завершения собрания.
4. Заранее запрашивать у владетеля.

Облегчение собрания

1. Начинайте вовремя.
2. Запрещение/ограничение телефонов, портативных компьютеров.
3. Еда отвлекает.  Используется только в том случае, если он поддерживает вашу цель.
4. Определите, какие инструменты, диаграммы, оборудование необходимо заранее и у них есть.
5. Придерживайтесь повестки дня. Повторно сформулируйте цель встречи и ожидаемые результаты. 
6. Поощрение участия всех.  Мы можем задушить инновации, когда не все идеи высказываться.
7. Создание парковочной стоянки для того, чтобы зафиксировать вопросы для решения проблемы вне линии.
8. Хвалите на людях, критикуйте наедине, особенно когда критикуемого нет в комнате.  Все входит в команду компании.
9. Краткая информация о результатах совещания, мерах и обязанностях по завершению работы.

Роль фасилитатора заключается в том, чтобы бросить вызов, убедиться, что задания реалистичны и измеримы, и определить, нужна ли дополнительная поддержка или ресурсы. 

Мы приветствуем ваши собственные рассказы и отзывы о стратегиях, которые использовались для решения вашего "монстра-встречи" на вашем рабочем месте.