Abordar el monstruo de la reunión

Durante una reciente sesión de Coaching Ejecutivo, mi cliente abrió el calendario en su iPad y, señalando a la gran cantidad de área sombreada de color púrpura exclamó: "no es de extrañar que no puede conseguir cualquier trabajo hecho."  "¡ todo lo que hago es asistir a las reuniones!"

Este fenómeno del "monstruo de la reunión" es un lamento común entre los clientes de Coaching Ejecutivo y uno que he contemplado durante muchos años.  Mi observación es que a menudo surge de la cultura de una organización y no simplemente de la incapacidad de un líder individual para manejar su tiempo.

Por ejemplo, en las primeras etapas del crecimiento de una organización es importante que todos estén "en el bucle".  Todo el mundo puede estar en una zona relativamente pequeña.  Es fácil colaborar.  Cada día es una reunión.

Sin embargo, a medida que las organizaciones crecen, estar "en la onda" puede convertirse en un símbolo de estatus. "No estar incluido" puede significar "No ser importante". Con el aumento del tamaño y las exigencias de productividad, las organizaciones se ven empujadas a replantearse las reuniones, y especialmente a preguntar:  "¿todos nosotros necesitamos conocer?"

Como resultado de esta nueva pregunta, el enfoque de la reunión puede alejarse de Estado, comunicación e inclusión a Resolución crítica de problemas y comunicación crucial.

Entonces, cuando una reunión es verdaderamente requerida y el propósito de la reunión ha sido definido, la siguiente pregunta es "¿A quién hay que incluir?"  Lo que sigue es un proceso que he encontrado útil para planificar reuniones eficientes que conduzcan a decisiones de alta calidad.

Análisis de las partes interesadas

Un stakeholder es cualquiera que tenga algo que ganar o perder del resultado.  Todas las partes interesadas recibirán minutos de reunión mostrando todas las decisiones tomadas, los actores responsables de cada acción planificada, y el tiempo estimado.

1. Enumere a todos los que tienen una participación en el resultado.
2. ¿Cada uno de los que tiene intereses creados Necesita para participar en persona?
3. Identifique a los interesados en el éxito crítico y confirme su presencia en la reunión.
4. Hable con todos los demás que tengan un interés investido en el resultado.  Invite a los interesados a mantenerse al día con el progreso mediante actas de reunión detalladas que se distribuirán dentro de las 24 horas posteriores a la reunión.  Muchos apreciarán la oportunidad.

Agenda y roles

1. Pre-publicar una agenda con objetivos de la reunión y resultados esperados.  Enviar con antelación.  Poner "sólo comunicar" a los interesados en la sección CC del aviso de correo electrónico.   Proporcione los tiempos de reunión firmes, realistas del comienzo y de la parada.  Sobrestimar el tiempo requerido para prepararse.
2. En su caso, asigne responsabilidades/tareas de preparación a los miembros del equipo.
3. Pida por adelantado que alguien registre acciones, decisiones y responsabilidades en minutos que se distribuirán dentro de las 24 horas de la conclusión de la reunión.
4. Pida por adelantado para un encargado del tiempo de la reunión.

Facilitar la reunión

1. Empieza a tiempo.
2. Teléfonos de la prohibición/del límite, ordenadores portátiles.
3. La comida distrae.  Úselo sólo cuando apoye su propósito.
4. Determine qué herramientas, gráficos, equipos necesita por adelantado y tenerlo allí.
5. Cumpla el orden del día. Repite el objetivo de la reunión y los resultados esperados. 
6. Fomentar la participación de todos.  Podemos sofocar la innovación cuando no se expresan todas las ideas.
7. Cree un estacionamiento para capturar problemas para abordar fuera de línea.
8. Elogie en público; critique en privado, especialmente cuando la persona criticada no está en la sala.  Todos está en el equipo de la empresa.
9. Resumir los resultados de la reunión, los pasos de acción y las responsabilidades en la conclusión de la reunión.

El papel del facilitador es desafiar, asegurarse de que las tareas son realistas y mensurables, y determinar si se necesita apoyo o recursos adicionales. 

Damos la bienvenida a sus propias historias y comentarios sobre las estrategias que usted ha utilizado para abordar su "monstruo de la reunión" en su lugar de trabajo.