Enfrentar o Monstro da Reunião

Durante uma recente sessão de coaching executivo, o meu cliente tocou no calendário no seu iPad e, apontando para a vasta quantidade de área sombreada de roxo exclamou, "Não admira que não consiga fazer nenhum trabalho. Tudo o que eu faço é assistir a reuniões"!

Este fenómeno do "Meeting Monster" é um lamento comum entre os clientes de coaching executivo e que eu tenho contemplado desde há muitos anos. A minha observação é que frequentemente surge da cultura de uma organização e não simplesmente da incapacidade de um líder individual de gerir o seu tempo.

Por exemplo, nas fases iniciais do crescimento de uma organização, é importante que todos estejam "no circuito". Toda a gente pode estar numa área relativamente pequena. É fácil de colaborar. Todos os dias é uma reunião.

No entanto, à medida que as organizações crescem, estar "no circuito" pode tornar-se um símbolo de status. "Não estar incluído" pode significar "Não ser importante". Com as crescentes exigências de tamanho e produtividade, as organizações são pressionadas a repensar as reuniões, e especialmente a perguntar:  "Será que todos nós precisamos de nos encontrar?"

Como resultado desta nova pergunta, o foco da reunião pode desviar-se de Estado, Comunicação e Inclusão para Resolução de Problemas Críticos e Comunicação Crucial.

Então, quando uma reunião é verdadeiramente necessária e o objectivo da reunião foi definido, a questão seguinte é "Quem deve ser incluído"?  O que se segue é um processo que descobri ser útil no planeamento de reuniões eficientes que conduzam a decisões de alta qualidade.

Análise das partes interessadas

Um interveniente é qualquer pessoa que tenha algo a ganhar ou a perder com o resultado. Todos os interessados receberão uma acta da reunião mostrando todas as decisões tomadas, o interessado responsável por cada acção planeada, e o calendário estimado.

1. Enumerar todos os que têm interesse no resultado.
2. Cada um que tem um interesse declarado necessidade para participar pessoalmente?
3. Identificar os intervenientes de sucesso crítico e confirmar a sua presença na reunião.
4. Falar com todos os outros que tenham interesse no resultado. Convidar os interessados a acompanharem o progresso através de actas de reunião detalhadas que serão distribuídas no prazo de 24 horas após a reunião. Muitos irão apreciar a oportunidade.

Agenda e funções

1. Pré-publicar uma agenda com os objectivos e resultados esperados. Enviar com bastante antecedência. Colocar "comunicar apenas" as partes interessadas na secção cc do aviso por correio electrónico. Fornecer horários de início e fim de reuniões firmes e realistas. Superestimar grosseiramente o tempo necessário para a preparação.
2. Quando apropriado, atribuir responsabilidades/preparação de tarefas aos membros da equipa.
3. Pedir com antecedência que alguém registe acções, decisões, e responsabilidades em actas que serão distribuídas no prazo de 24 horas após a conclusão da reunião.
4. Pedir com antecedência um guarda do tempo de reunião.

Facilitar a Reunião

1. Iniciar a tempo.
2. Telefones de banda/limite, computadores portáteis.
3. Distracções alimentares. Use apenas quando suporta o seu propósito.
4. Determine com antecedência quais as ferramentas, gráficos, equipamento de que necessita e tenha-o lá.
5. Cumprir a agenda. Reafirmar o objectivo da reunião e os resultados esperados. 
6. Encorajar a participação de todos. Podemos asfixiar a inovação quando nem todas as ideias são expressas.
7. Criar um parque de estacionamento para captar questões a tratar fora de linha.
8. Elogio em público; crítica em privado, especialmente quando a pessoa criticada não se encontra na sala.  Todos está na equipa da empresa.
9. Resumir os resultados da reunião, passos de acção e responsabilidades na conclusão da reunião.

O papel do facilitador é desafiar, assegurar que as tarefas são realistas e mensuráveis, e determinar se é necessário apoio ou recursos adicionais. 

Agradecemos as suas próprias histórias e feedback sobre estratégias que utilizou para enfrentar o seu "Monstro do Encontro" no seu local de trabalho.