Når vi raskt overfører teamene våre til en virtuell måte å drive forretning på, er det ikke en luksus, men en nødvendighet å ta i bruk ny teknologi. Det er viktig å vite hvordan vi kan gjøre vårt beste når du navigerer i verden av virtuelle møter.
Vi har satt sammen 6 beste fremgangsmåter som vil hjelpe deg med å tilpasse deg denne nye formen for kommunikasjon. Disse tipsene vil hjelpe deg med å forberede deg på klienter, team og andre møter du kan delta på nå og i fremtiden.
Vær oppmerksom på bakgrunnen din.
Hvis du ikke er vant til å jobbe i et eksternt miljø, vil du kanskje ikke innse at det som er bak deg virkelig betyr noe. Det kan være ting i bakgrunnen som er distraherende. Dette er spesielt viktig når du er i et hovedrom i huset ditt med partnere, barn og kjæledyr som går rundt deg.
Vi foreslår at du prøver å minimere distraksjon ved å sette deg opp i et rom som er ute av veien, har en dør for å redusere støy og ikke har mye trafikk.
Du kan også bruke en virtuell bakgrunn hvis møteapplikasjonen din har den muligheten. Lag et bilde som er merket med bedriftens logo og vis det bak deg. Dette fjerner distraksjoner i bakgrunnen og gjør at møtet ditt kan holde seg profesjonelt og om emnet.
Kamerahøyde og posisjonering.
Det kan være fristende å sette opp den bærbare datamaskinen eller webkameraet ditt på et hvilket som helst underlag når du forbereder deg til neste møte. Hvis du ikke er forsiktig, kan dette påvirke inntrykket du har på en klient eller møtedeltaker. Det er viktig å sjekke kameravinkelen når du endrer sted for et virtuelt møte.
Hvis kameraet ditt er stilt for høyt, over øynivå, vil det gi en illusjon om at folk ser ned på deg. Hvis kameraet er satt for lavt, sammen med å være en veldig lite smigrende vinkel, kan det få en deltaker til å føle at du snakker ned til dem. Dette har potensial til å utilsiktet endre stemningen og følelsen av et møte.
For å bekjempe dette må du alltid sørge for å sette kameraet i øyehøyde. Dette vil sikre at du sitter på et jevnt fly med den du møter med, og vil gjøre dem rolige gjennom samtalen.
Minimer bakgrunnsstøy.
Dette er vanskelig, spesielt hvis du for øyeblikket har en husholdning full av barn eller andre som uten tvil kommer til å lage noe bråk på en upassende tid. Hvis du kan, må du sørge for å plassere deg selv på et rolig sted i hjemmet ditt, helst et rom som har en dør for å buffere eventuell støy utenfor. Du kan også bruke hodetelefoner som har en innebygd mikrofon. Vanligvis vil disse mikrofonene bare ta opp stemmen din og redusere alt en bærbar høyttaler lett kan hente.
En annen måte å sikre at du ikke forstyrrer samtalen med støy utenfor, er å dempe mikrofonen. Dette kan gjøres direkte gjennom møteplattformen, ellers kan hodetelefonene ha en dempet knapp. Dette vil bidra til å holde samtalen på emnet og ikke distrahere høyttalerne.
Du bør også være oppmerksom på at for tiden kan folk ha bakgrunnsstøy de normalt ikke ville hatt. Det er viktig å ha nåde for dem du møter med og innse at noen ting kanskje ikke er i deres kontroll i dette klimaet.
Belysning.
Det kan være vanskelig å justere belysningen for et virtuelt møte. Det kan være frustrerende når du prøver å sette din beste fot frem og bare ikke får belysningen til å samarbeide. Den beste fremgangsmåten er å sette opp slik at du har et rom med lyse vinduer og en vegg bak deg.
Du har kanskje ikke tilgang til perfekt belysning, så det er et par triks for å få det akkurat. Hvis det er et vindu bak deg, må du sørge for at du også har lys bak webkameraet og foran deg. Dette vil bidra til å balansere "glorieeffekten" som kan skje med et sterkt lys bak deg. Du vil heller ikke ha for lyst lys foran deg. Dette kan vaske ut huden din og ansiktsegenskapene dine.
Ha alltid en sikkerhetskopi.
Når du bruker hvilken som helst type teknologi, er det bra å ha et alternativ for sikkerhetskopiering. På grunn av et overveldende antall selskaper som går over til elektroniske plattformer, kan det være en kvalitetsfordeling. Det anbefales at du har en andre møte-app å bytte til hvis den primære ikke fungerer som den skal.
Husk dette også for maskinvare. Med dette mener vi hodetelefonene dine eller den faktiske enheten du bruker for å koble til samtalen. De fleste plattformer har en app som kan brukes på smarttelefonen eller nettbrettet. Sørg for å laste ned appen og logge på, slik at du kan starte eller fortsette en samtale hvis den bærbare eller stasjonære datamaskinen ikke fungerer som den skal.
Ikke glem at folk kan se deg!
Anta alltid at du er på kamera og at du ikke er ignorert. Alle har hørt om den ene personen i en stor samtale som glemmer at de er foran kameraet og bestemmer seg for å plukke nesen, lage et ansikt, døse av ... you name it. Dette gjelder selv om du mener at kameraet og mikrofonen din er slått av.
For å unngå å gjøre noen feil, prøv ditt beste for å være engasjert, ta notater og still spørsmål. Dette vil gi programlederen beskjed om at du bryr deg om emnet deres, men det vil også holde deg engasjert og ut av trøbbel.