À medida que fazemos rapidamente a transição das nossas equipas para uma forma virtual de conduzir os negócios, a adopção de novas tecnologias não é um luxo, mas sim uma necessidade. É importante saber como dar o nosso melhor quando navegamos no mundo das reuniões virtuais.
Reunimos 6 melhores práticas que o ajudarão a adaptar-se a esta nova forma de comunicação. Estas dicas ajudá-lo-ão a preparar-se para as reuniões de clientes, equipas e outras reuniões a que poderá assistir agora e no futuro.
Esteja atento aos seus antecedentes.
Se não estiver habituado a trabalhar num ambiente remoto, pode não se aperceber que o que está por trás de si é realmente importante. Pode haver coisas no seu passado que lhe distraiam. Isto é especialmente importante quando está numa sala principal da sua casa com parceiros, crianças e animais de estimação a passear atrás de si.
Sugerimos que tente minimizar a distracção instalando-se numa sala que está fora do caminho, tem uma porta para reduzir o ruído, e não tem muito trânsito.
Também pode fazer uso de um fundo virtual se a sua aplicação de reunião tiver essa capacidade. Crie uma imagem com o logotipo da sua empresa e exiba-a atrás de si. Isto tirará quaisquer distracções no fundo e permitirá que a sua reunião se mantenha profissional e sobre o tema.
Altura e posicionamento da câmara.
Pode ser tentador instalar o seu portátil ou webcam em qualquer superfície quando se preparar para a sua próxima reunião. Se não tiver cuidado, isto pode ter impacto na impressão que tem sobre um cliente ou participante na reunião. É importante verificar o ângulo da câmara sempre que mudar de local para uma reunião virtual.
Se a sua câmara for colocada demasiado alta, acima do nível dos olhos, dará a ilusão de que as pessoas estão a olhar para si. Se a sua câmara for colocada demasiado baixa, além de ser um ângulo muito pouco lisonjeiro, poderá fazer com que um participante sinta que está a falar para baixo com eles. Isto tem o potencial de mudar involuntariamente o estado de espírito e a sensação de uma reunião.
Para combater isto, certifique-se sempre de colocar a câmara ao nível dos olhos. Isto assegurará que está sentado num avião uniforme com quem quer que se encontre e irá pô-lo à vontade durante a conversa.
Minimizar o ruído de fundo.
Agora, esta é uma questão complicada, especialmente se tiver actualmente uma casa cheia de crianças ou outras que sem dúvida farão algum barulho numa altura inoportuna. Se puder, certifique-se de se situar num local calmo dentro da sua casa, de preferência um quarto que tenha uma porta para amortecer qualquer barulho exterior. Também pode usar auscultadores que tenham um microfone incorporado. Tipicamente, estes microfones captam apenas a sua voz e reduzem qualquer coisa que um altifalante de computador portátil possa captar facilmente.
Outra forma de garantir que não está a perturbar a chamada com qualquer ruído exterior é silenciar o seu microfone. Isto pode ser feito directamente através da plataforma de reuniões ou os seus auscultadores podem ter um botão para silenciar. Isto ajudará a manter a chamada no tópico e não a distrair os oradores.
Também se deve ter presente que actualmente, as pessoas podem ter ruído de fundo que normalmente não teriam. É importante ter graça para aqueles com quem se encontra e perceber que algumas coisas podem não estar no seu controlo neste clima.
Iluminação.
Ajustar a iluminação para uma reunião virtual pode ser difícil. Pode ser frustrante quando se tenta colocar o melhor pé à frente e não se consegue que a iluminação coopere. A melhor prática é configurar-se de modo a ter uma sala com janelas brilhantes e uma parede atrás de si.
Pode não ter acesso a iluminação perfeita, por isso há alguns truques para a obter correctamente. Se houver uma janela atrás de si, certifique-se de que também tem luz atrás da webcam e à sua frente. Isto irá ajudar a equilibrar o "efeito halo" que pode acontecer com uma luz brilhante atrás de si. Também não quer ter demasiada luz brilhante à sua frente. Isto pode lavar a sua pele e as suas características faciais.
Ter sempre uma cópia de segurança.
Ao utilizar qualquer tipo de tecnologia, é bom ter uma opção de reserva. Devido a um número esmagador de empresas em transição para plataformas online, pode haver uma quebra na qualidade. Recomenda-se que tenha um segundo aplicativo de reunião para o qual mudar se o seu principal não estiver a funcionar correctamente.
Tenha isto em mente também para o hardware. Com isto, referimo-nos aos seus auscultadores ou ao dispositivo real que está a utilizar para se ligar à chamada. A maioria das plataformas tem uma aplicação que pode ser utilizada no seu smartphone ou tablet. Assegure-se de descarregar a aplicação e de iniciar sessão, para que possa iniciar ou continuar uma chamada se o seu portátil ou computador de secretária não estiver a funcionar correctamente.
Não se esqueça que as pessoas podem vê-lo!
Assumir sempre que se está perante uma câmara e que não se está a mudar. Toda a gente já ouviu falar da única pessoa numa grande chamada que esquece que está à frente da câmara e decide escolher o seu nariz, fazer uma cara, adormecer... é só dizer. Isto aplica-se mesmo que acredite que a sua câmara e microfone estão desligados.
Para evitar cometer quaisquer erros, tente dar o seu melhor para ser contratado, tomar notas e fazer perguntas. Isto fará com que o apresentador saiba que se preocupa com o seu tema, mas também o manterá noivo e fora de problemas.