A medida que nuestros equipos pasan rápidamente a una forma virtual de hacer negocios, la adopción de nuevas tecnologías no es un lujo, sino una necesidad. Es importante saber cómo dar lo mejor de nosotros mismos al navegar por el mundo de las reuniones virtuales.
Hemos reunido 6 buenas prácticas que le ayudarán a adaptarse a esta nueva forma de comunicación. Estos consejos te servirán para preparar las reuniones con clientes, con el equipo y otras a las que puedas asistir ahora y en el futuro.
Sea consciente de sus antecedentes.
Si no estás acostumbrado a trabajar en un entorno remoto, puede que no te des cuenta de que lo que hay detrás de ti realmente importa. Puede haber cosas en el fondo que te distraigan. Esto es especialmente importante cuando estás en una habitación principal de tu casa con compañeros, niños y mascotas caminando detrás de ti.
Te sugerimos que trates de minimizar las distracciones instalándote en una sala que esté apartada, que tenga una puerta para reducir el ruido y que no tenga mucho tráfico.
También puedes utilizar un fondo virtual si tu aplicación de reuniones tiene esa capacidad. Cree una imagen con el logotipo de su empresa y muéstrela detrás de usted. Esto eliminará cualquier distracción en el fondo y permitirá que la reunión sea profesional y se mantenga dentro del tema.
Altura y posición de la cámara.
Puede resultar tentador colocar el portátil o la cámara web en cualquier superficie cuando se prepara para la próxima reunión. Si no tienes cuidado, esto podría repercutir en la impresión que tienes sobre un cliente o un asistente a la reunión. Es importante comprobar el ángulo de la cámara siempre que cambies de lugar para una reunión virtual.
Si la cámara está demasiado alta, por encima del nivel de los ojos, dará la impresión de que la gente le está mirando desde arriba. Si la cámara está demasiado baja, además de tener un ángulo muy poco favorecedor, puede hacer que los asistentes sientan que les estás hablando con desprecio. Esto tiene el potencial de cambiar involuntariamente el estado de ánimo y la sensación de una reunión.
Para evitarlo, asegúrate de poner la cámara a la altura de los ojos. Así te asegurarás de estar sentado en un plano parejo con la persona con la que te reúnes y la tranquilizarás durante la conversación.
Minimizar el ruido de fondo.
Esta es una cuestión complicada, sobre todo si tienes una casa llena de niños u otras personas que sin duda harán algo de ruido en un momento inoportuno. Si puedes, asegúrate de situarte en un lugar tranquilo dentro de tu casa, preferiblemente una habitación que tenga una puerta para amortiguar cualquier ruido exterior. También puedes utilizar auriculares con micrófono incorporado. Normalmente, estos micrófonos sólo captan tu voz y reducen todo lo que el altavoz del portátil pueda captar fácilmente.
Otra forma de asegurarse de no interrumpir la llamada con ningún ruido externo es silenciar el micrófono. Esto puede hacerse directamente a través de la plataforma de reuniones o sus auriculares pueden tener un botón de silencio. Esto ayudará a mantener la llamada dentro del tema y a no distraer a los interlocutores.
También hay que tener en cuenta que, actualmente, la gente puede tener un ruido de fondo que normalmente no tendría. Es importante tener gracia con los que se reúnen y darse cuenta de que algunas cosas pueden no estar bajo su control en este clima.
Iluminación.
Ajustar la iluminación para una reunión virtual puede ser difícil. Puede ser frustrante cuando intentas dar lo mejor de ti y no consigues que la iluminación colabore. La mejor práctica es preparar una sala con ventanas luminosas y una pared detrás de ti.
Puede que no tengas acceso a una iluminación perfecta, así que hay un par de trucos para conseguirla. Si hay una ventana detrás de ti, asegúrate de tener también luz detrás de la cámara web y delante de ti. Esto ayudará a equilibrar el "efecto halo" que puede producirse con una luz brillante detrás de ti. Tampoco debes tener una luz demasiado brillante delante de ti. Esto podría desdibujar tu piel y tus rasgos faciales.
Tenga siempre una copia de seguridad.
Cuando se utiliza cualquier tipo de tecnología, es bueno tener una opción de respaldo. Debido a la abrumadora cantidad de empresas que se están pasando a las plataformas en línea, es posible que se produzcan fallos en la calidad. Se recomienda tener una segunda aplicación de reuniones a la que recurrir si la principal no funciona correctamente.
Tenlo en cuenta también para el hardware. Con esto nos referimos a tus auriculares o al propio dispositivo que utilizas para conectarte a la llamada. La mayoría de las plataformas tienen una aplicación que se puede utilizar en tu smartphone o tableta. Asegúrate de descargar la aplicación y conectarte, para poder iniciar o continuar una llamada si tu ordenador portátil o de sobremesa no funciona correctamente.
No olvides que la gente puede verte.
Asume siempre que estás ante la cámara y que no estás silenciado. Todo el mundo ha oído hablar de la persona que, en una llamada importante, se olvida de que está delante de la cámara y decide hurgarse la nariz, hacer muecas, dormitar... lo que sea. Esto se aplica incluso si crees que tu cámara y tu micrófono están apagados.
Para no cometer errores, haz lo posible por participar, tomar notas y hacer preguntas. Esto hará que el presentador sepa que te interesa su tema, pero también te mantendrá comprometido y sin problemas.