Da wir unsere Teams schnell auf eine virtuelle Geschäftsabwicklung umstellen, ist die Einführung neuer Technologien kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Es ist wichtig zu wissen, wie man sich in der Welt der virtuellen Meetings am besten zurechtfindet.
Wir haben 6 bewährte Verfahren zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, sich an diese neue Form der Kommunikation anzupassen. Diese Tipps helfen Ihnen bei der Vorbereitung auf Kunden-, Team- und andere Meetings, an denen Sie jetzt und in Zukunft teilnehmen werden.
Seien Sie sich Ihres Hintergrunds bewusst.
Wenn Sie es nicht gewohnt sind, in einer entfernten Umgebung zu arbeiten, ist Ihnen vielleicht nicht klar, dass das, was hinter Ihnen ist, wirklich wichtig ist. Es kann Dinge in Ihrem Hintergrund geben, die Sie ablenken. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sich in einem Hauptraum Ihres Hauses befinden und Partner, Kinder und Haustiere hinter Ihnen herumlaufen.
Versuchen Sie, die Ablenkung so gering wie möglich zu halten, indem Sie sich in einem Raum einrichten, der nicht im Weg liegt, eine Tür hat, um den Lärm zu reduzieren, und in dem nicht viel Verkehr herrscht.
Sie können auch einen virtuellen Hintergrund verwenden, wenn Ihre Meeting-Anwendung über diese Funktion verfügt. Erstellen Sie ein Bild mit dem Logo Ihres Unternehmens und zeigen Sie es hinter sich an. Auf diese Weise werden alle Ablenkungen im Hintergrund beseitigt und Ihr Meeting bleibt professionell und zum Thema passend.
Höhe und Positionierung der Kamera.
Es mag verlockend sein, Ihren Laptop oder Ihre Webcam auf einer beliebigen Oberfläche aufzustellen, wenn Sie sich auf Ihr nächstes Meeting vorbereiten. Wenn Sie nicht aufpassen, könnte dies den Eindruck, den Sie auf einen Kunden oder einen Sitzungsteilnehmer machen, beeinträchtigen. Es ist wichtig, den Kamerawinkel zu überprüfen, wenn Sie den Standort für eine virtuelle Besprechung wechseln.
Wenn Ihre Kamera zu hoch, über der Augenhöhe, eingestellt ist, entsteht der Eindruck, dass die Leute auf Sie herabschauen. Wenn Ihre Kamera zu niedrig eingestellt ist, kann sie den Teilnehmern das Gefühl geben, dass Sie von oben herab sprechen. Dies kann ungewollt die Stimmung und den Charakter einer Besprechung verändern.
Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie die Kamera immer auf Augenhöhe einstellen. So stellen Sie sicher, dass Sie sich mit Ihrem Gesprächspartner auf einer Ebene befinden und er sich während des Gesprächs wohlfühlt.
Minimieren Sie Hintergrundgeräusche.
Das ist eine schwierige Frage, vor allem, wenn Sie einen Haushalt voller Kinder oder anderer Personen haben, die zweifellos zur unpassenden Zeit Lärm machen werden. Wenn Sie können, sollten Sie sich an einem ruhigen Ort in Ihrer Wohnung aufhalten, vorzugsweise in einem Raum mit einer Tür, um Außengeräusche abzuschirmen. Sie können auch Kopfhörer mit eingebautem Mikrofon verwenden. Diese Mikrofone nehmen in der Regel nur Ihre Stimme auf und reduzieren die Geräusche, die ein Laptop-Lautsprecher leicht aufnehmen kann.
Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie das Gespräch nicht durch Außengeräusche stören, besteht darin, Ihr Mikrofon stumm zu schalten. Dies kann direkt über die Konferenzplattform erfolgen, oder Ihre Kopfhörer verfügen über eine Stummschaltungstaste. Auf diese Weise bleibt das Gespräch beim Thema und die Sprecher werden nicht abgelenkt.
Sie sollten auch bedenken, dass die Menschen derzeit möglicherweise Hintergrundgeräusche haben, die sie normalerweise nicht haben würden. Es ist wichtig, dass Sie bei Ihren Gesprächspartnern Nachsicht walten lassen und sich darüber im Klaren sind, dass sie in diesem Klima manche Dinge nicht unter Kontrolle haben.
Beleuchtung.
Das Einstellen der Beleuchtung für ein virtuelles Meeting kann schwierig sein. Es kann frustrierend sein, wenn man versucht, sich von seiner besten Seite zu zeigen, und die Beleuchtung einfach nicht mitspielt. Am besten richten Sie sich so ein, dass Sie einen Raum mit hellen Fenstern und einer Wand hinter Ihnen haben.
Da Sie vielleicht nicht über eine perfekte Beleuchtung verfügen, gibt es ein paar Tricks, um das richtige Licht zu finden. Wenn sich hinter Ihnen ein Fenster befindet, sorgen Sie dafür, dass auch hinter der Webcam und vor Ihnen Licht ist. So können Sie den "Halo-Effekt" ausgleichen, der durch ein helles Licht hinter Ihnen entstehen kann. Sie sollten auch nicht zu helles Licht vor sich haben. Dadurch könnten Ihre Haut und Ihre Gesichtszüge verwaschen werden.
Haben Sie immer ein Backup.
Beim Einsatz jeder Art von Technologie ist es gut, eine Backup-Option zu haben. Aufgrund der überwältigenden Anzahl von Unternehmen, die auf Online-Plattformen umsteigen, kann es zu Qualitätseinbußen kommen. Es ist empfehlenswert, eine zweite Meeting-App zu haben, auf die Sie ausweichen können, wenn Ihre primäre App nicht richtig funktioniert.
Beachten Sie dies auch für die Hardware. Damit meinen wir Ihre Kopfhörer oder das eigentliche Gerät, mit dem Sie eine Verbindung zum Anruf herstellen. Die meisten Plattformen haben eine App, die Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet verwenden können. Laden Sie die App herunter und melden Sie sich an, damit Sie einen Anruf starten oder fortsetzen können, wenn Ihr Laptop oder Desktop-Computer nicht richtig funktioniert.
Vergessen Sie nicht, dass man Sie sehen kann!
Gehen Sie immer davon aus, dass Sie vor der Kamera stehen und dass Sie nicht stummgeschaltet sind. Jeder hat schon einmal von der einen Person in einem großen Gespräch gehört, die vergisst, dass sie vor der Kamera steht und beschließt, in der Nase zu bohren, eine Grimasse zu schneiden, einzunicken... was auch immer. Dies gilt selbst dann, wenn Sie glauben, dass Ihre Kamera und Ihr Mikrofon ausgeschaltet sind.
Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie sich bemühen, sich zu beteiligen, Notizen zu machen und Fragen zu stellen. So zeigen Sie dem Vortragenden, dass Sie sich für sein Thema interessieren, aber auch, dass Sie sich engagieren und nicht in Schwierigkeiten geraten.