Nu onze teams in hoog tempo overschakelen op een virtuele manier van zakendoen, is het gebruik van nieuwe technologie geen luxe, maar een noodzaak. Het is belangrijk om te weten hoe we het best voor de dag kunnen komen in de wereld van virtuele vergaderingen.
Wij hebben 6 best practices voor u op een rijtje gezet die u zullen helpen bij de aanpassing aan deze nieuwe vorm van communicatie. Deze tips zullen u helpen bij de voorbereiding van klanten-, team- en andere vergaderingen die u nu en in de toekomst kunt bijwonen.
Wees je bewust van je achtergrond.
Als u niet gewend bent om op afstand te werken, realiseert u zich misschien niet dat wat zich achter u bevindt er echt toe doet. Er kunnen dingen op uw achtergrond zijn die u afleiden. Dit is vooral belangrijk als u in een grote kamer van uw huis bent met partners, kinderen en huisdieren die achter u rondlopen.
Wij raden u aan zo min mogelijk afleiding te veroorzaken door u op te stellen in een kamer die uit de weg ligt, een deur heeft om lawaai te beperken, en waar niet veel verkeer is.
U kunt ook gebruik maken van een virtuele achtergrond als uw vergaderprogramma die mogelijkheid biedt. Maak een afbeelding met uw bedrijfslogo en laat die achter u zien. Dit zal alle afleiding op de achtergrond wegnemen en ervoor zorgen dat uw vergadering professioneel en on topic blijft.
Hoogte en positie van de camera.
Bij de voorbereiding van uw volgende vergadering is het verleidelijk om uw laptop of webcam op elk oppervlak te zetten. Als u niet oppast, kan dit van invloed zijn op de indruk die u maakt op een klant of deelnemer aan een vergadering. Het is belangrijk dat u de camerahoek controleert wanneer u van locatie verandert voor een virtuele vergadering.
Als uw camera te hoog is ingesteld, boven ooghoogte, geeft dat de illusie dat mensen op u neerkijken. Als de camera te laag staat, is het niet alleen een zeer onflatteuze hoek, maar kan het ook de indruk wekken dat u op de aanwezigen neerkijkt. Dit kan onbedoeld de stemming en het gevoel van een vergadering veranderen.
Om dit tegen te gaan, moet u de camera altijd op ooghoogte plaatsen. Zo zit u op gelijke hoogte met uw gesprekspartner en stelt u hem op zijn gemak tijdens het gesprek.
Minimaliseer achtergrondgeluiden.
Dit is een lastige, vooral als je een huishouden hebt vol kinderen of anderen die ongetwijfeld lawaai zullen maken op een ongelegen moment. Als je kunt, zorg er dan voor dat je je op een rustige plek in huis bevindt, bij voorkeur een kamer met een deur om het geluid van buitenaf te bufferen. U kunt ook een hoofdtelefoon met een ingebouwde microfoon gebruiken. Deze microfoons pikken meestal alleen uw stem op en verminderen alles wat een laptopluidspreker gemakkelijk kan oppikken.
Een andere manier om ervoor te zorgen dat u het gesprek niet verstoort met lawaai van buitenaf, is door uw microfoon uit te schakelen. Dit kan direct worden gedaan via het vergaderplatform of uw hoofdtelefoon kan een mute-knop hebben. Dit zal helpen om het gesprek bij het onderwerp te houden en niet de sprekers af te leiden.
U moet er ook rekening mee houden dat mensen momenteel achtergrondgeluiden kunnen hebben die ze normaal niet hebben. Het is belangrijk dat u begrip toont voor uw gesprekspartners en beseft dat zij in dit klimaat sommige dingen niet in de hand hebben.
Verlichting.
Het aanpassen van de verlichting voor een virtuele vergadering kan moeilijk zijn. Het kan frustrerend zijn als u uw beste beentje voor wilt zetten, maar het licht gewoon niet meewerkt. Het beste is om een kamer met lichte ramen en een muur achter u in te richten.
Misschien heb je geen toegang tot perfecte verlichting, dus er zijn een paar trucs om het precies goed te krijgen. Als er een raam achter je is, zorg er dan voor dat je ook licht achter de webcam en voor je hebt. Dit helpt het "halo-effect" in evenwicht te houden dat kan optreden met een fel licht achter je. Je wilt ook niet te fel licht voor je. Dit zou je huid en gelaatstrekken kunnen vervagen.
Zorg altijd voor een reserve.
Bij het gebruik van om het even welke technologie is het goed om een back-up optie te hebben. Door een overweldigend aantal bedrijven dat overstapt op online platformen, kan er een kwaliteitsverlies optreden. Het is aan te raden een tweede vergader-app te hebben waarnaar u kunt overschakelen als uw primaire app niet naar behoren functioneert.
Houd dit ook in gedachten voor de hardware. Hiermee bedoelen we je koptelefoon of het apparaat dat je gebruikt om verbinding te maken met het gesprek. De meeste platforms hebben een app die je kunt gebruiken op je smartphone of tablet. Zorg ervoor dat u de app downloadt en inlogt, zodat u een gesprek kunt starten of voortzetten als uw laptop of desktopcomputer niet goed functioneert.
Vergeet niet dat mensen je kunnen zien!
Ga er altijd van uit dat je voor de camera staat en dat je niet gedempt bent. Iedereen heeft wel eens gehoord van die ene persoon in een groot gesprek die vergeet dat hij voor de camera staat en besluit in zijn neus te peuteren, een gezicht te trekken, in slaap te vallen... noem maar op. Dit geldt zelfs als u denkt dat uw camera en microfoon uit staan.
Om geen fouten te maken, doe je best om betrokken te zijn, notities te nemen en vragen te stellen. Dit laat de presentator weten dat je het onderwerp belangrijk vindt, maar het houdt je ook betrokken en uit de problemen.