Personeelsinkrimpingen beheren in de huidige COVID-19-omgeving

De COVID-19 pandemie heeft schokgolven door de wereldeconomie doen gaan. Vrijwel onmiddellijk werd overgeschakeld op een thuiswerkomgeving in vrijwel alle bedrijfstakken. Veel organisaties worden nu geconfronteerd met de zeer reële mogelijkheid om werknemers te ontslaan, mensen te ontslaan of banen volledig te schrappen. Deze maatregelen kunnen van cruciaal belang zijn voor de duurzaamheid van de organisatie, maar ze zullen moeilijker uit te voeren zijn terwijl ongekende aantallen werknemers tijdelijk thuiswerken.

Gezien de huidige economische omstandigheden en de wijdverspreide verstoringen van het zakelijke en persoonlijke leven, zullen de gevolgen voor de ontheemden, de achterblijvers en de organisatie als geheel aanzienlijk groter zijn dan normaal. Het is daarom van cruciaal belang de unieke dynamiek van de verplaatsing van werknemers te midden van de COVID-19-situatie te onderkennen en erop te reageren.

Planning en voorbereiding

Het plannen en voorbereiden van maatregelen is een uitdaging vanwege de dynamische aard en de onbekende duur van de situatie. Hoewel de zakelijke impact van COVID-19 op korte termijn voor veel organisaties duidelijk is, is de volledige omvang en duur van de impact nog niet bekend. Hoewel dit de planning bemoeilijkt, behoren personeelsgerelateerde kosten doorgaans tot de grootste kostenposten voor elke organisatie, wat betekent dat ze mogelijk moeten worden aangepakt.

Veel organisaties hebben gekozen voor een 80% werkweek tegen 80% loon, omdat dit een kostenvermindering van 20% oplevert, terwijl de capaciteit van de organisatie voor herstel behouden blijft en beschermd wordt. Andere organisaties hebben vastgesteld dat de daling van hun activiteiten te sterk is en/of te lang zal aanhouden om ontslagen te vermijden. In deze situaties is onmiddellijke actie vereist en de verschuiving naar thuiswerken vereist alternatieven voor persoonlijke scheidingsvergaderingen.

Logistiek en uitvoering

Videoconferentie of telefoon is het meest realistische en geschikte alternatief om het ontslag of de schrapping van de baan mee te delen. Hoewel niet ideaal, bieden deze middelen een veel betere manier om de boodschap op een empathische manier te delen en te controleren of de boodschap is ontvangen dan kennisgeving via e-mail of andere berichtenplatforms.

Groepskennisgevingen via video- of telefoonconferenties zijn zinvol voor grote ontslagen omdat deze kanalen zorgen voor consistentie en tijdigheid van de berichtgeving. Ze zijn een effectieve manier om aan te kondigen wat er gebeurt en waarom, maar ze zijn niet effectief als forum voor het verstrekken van individuele informatie, het bespreken van de logistiek van het overdragen van werk, of het aanpakken van werknemerspecifieke zorgen. Individuele video- of telefoonconferenties verdienen de voorkeur wanneer het aantal op de hoogte te brengen personen dit mogelijk maakt.

Ongeacht het forum, is het van cruciaal belang om een draaiboek te hebben om ervoor te zorgen dat de boodschap duidelijk en consistent is. Net als bij persoonlijke scheidingsvergaderingen is het belangrijk dat een tweede vertegenwoordiger van de organisatie aanwezig is bij de individuele kennisgevingsgesprekken, zodat hij of zij kan getuigen van wat er is gezegd.

Logistiek om te overwegen:

• WARN-wet- De federale Worker Adjustment and Retraining Notification (WARN) Act en verschillende statenversies van de WARN Act vereisen een voorafgaande kennisgeving wanneer een massaontslag of fabriekssluiting plaatsvindt die leidt tot verlies van werkgelegenheid voor een vereist aantal mensen. Hoewel de federale WARN Act uitdrukkelijk erkent dat "een onverwachte en dramatische grote economische neergang kan worden beschouwd als een bedrijfsomstandigheid die redelijkerwijs niet te voorzien is", kent niet elke staat momenteel deze uitzondering.
• Bepaling over de afhandeling van ontslagvergoedingen- Noch uw organisatie, noch de personen die door het verlies van hun baan worden getroffen, hadden er waarschijnlijk enige indicatie van dat dergelijke maatregelen zouden moeten worden genomen en geen van beiden waren er waarschijnlijk op voorbereid. Als uw organisatie heeft voorzien in ontslagvergoedingen en hulp bij carrièreswitching in het verleden, is het sterk aan te bevelen dat u deze steun blijft verlenen, want die zal hard nodig zijn. Bovendien zullen uw overblijvende werknemers toekijken en zich zorgen maken. Het bieden van een vangnet aan degenen die vertrekken zal zowel de getroffen personen als uw organisatie helpen zich te herstellen.
• Levering van documenten in aansluiting op de aankondiging- Aangezien de vergadering niet in persoon zal plaatsvinden, zullen de ontslagbrief en eventuele andere ondersteunende documenten per e-mail of via een overnight delivery moeten worden bezorgd. Hulpmiddelen zoals DocuSign kunnen worden gebruikt voor de ondertekening op afstand van documenten over uitkeringen, ontslagvergoedingen en vrijwaringsovereenkomsten en kunnen het proces efficiënter maken. Sommige staten hebben wetten inzake uitbetaling van het laatste loon, die bepalen binnen welke termijn een werkgever het laatste loon van een voormalige werknemer moet overmaken. Sommige wetten vereisen onmiddellijke betaling, terwijl andere de volgende looncyclus toestaan.
• Teruggave van bedrijfseigendommen- Er moeten regelingen worden getroffen voor de terugzending van bedrijfsmateriaal en apparatuur van het bedrijf (d.w.z. laptop, mobiele telefoon, enz.). Deze zaken terugsturen via FedEx of UPS is waarschijnlijk het meest logisch, maar kan logistieke problemen met zich meebrengen in termen van betaling en waarheen het materiaal moet worden gestuurd als uw fysieke kantoorlocatie tijdelijk gesloten is. Als u een ontslagvergoeding krijgt aangeboden, kunt u overwegen om in de ontslagovereenkomst te vermelden dat de vergoeding wordt ingehouden als bepaalde bedrijfseigendommen niet binnen een bepaalde periode worden teruggegeven.
• Teruggave van persoonlijke bezittingen van de werknemer- Gescheiden werknemers die voor het scenario van thuiswerken op uw kantoor werkten, kunnen nog persoonlijke bezittingen op kantoor hebben. Er zullen instructies moeten worden gegeven over de logistiek voor het terugbrengen van deze spullen.
• IT-overwegingen- Zoals bij elke scheiding moet de toegang tot e-mail en andere systemen worden opgeheven en dit moet samenvallen met de scheidingsdatum.
• Overgang van werk- Aangezien de getroffen werknemer op afstand werkt en al of een deel van zijn werk buiten het kantoor kan worden uitgevoerd, moet zijn manager een plan hebben om een statusupdate te krijgen en ervoor te zorgen dat het werk aan de lopende projecten vóór de laatste dag van de werknemer wordt gedaan.
• EAP-ondersteuning- Als uw secundaire arbeidsvoorwaarden een hulpverleningsplan voor werknemers omvatten, kan dit een waardevol hulpmiddel zijn voor zowel uw vertrekkende werknemers als uw overblijvende werknemers bij het omgaan met de gevolgen van alles wat er gebeurt.

Communicatie en bedrijfscontinuïteit

Ontslagen en het schrappen van functies veroorzaken angst en ontwrichting voor de hele organisatie. Duidelijke communicatie en een focus op bedrijfscontinuïteit helpen het trauma te verzachten en bieden de overblijvende werknemers focus.

Laat de bredere organisatie zo snel mogelijk weten welke stappen zijn ondernomen, waarom, en wat er verder gaat gebeuren op het gebied van logistiek en herverdeling van werk. Een soortgelijk communicatieplan moet worden geïmplementeerd voor klanten, leveranciers of andere belangrijke constituenten om de continuïteit te waarborgen. Wat de situatie ook is, proactieve communicatie is altijd beter dan de boodschap door de geruchtenmolen te laten bepalen en circuleren. Dit zijn moeilijke tijden die om moeilijke acties kunnen vragen. Organisaties die zich concentreren op het zo goed mogelijk omgaan met deze acties, het beoefenen van goede communicatie en het handhaven van een passende mate van bedrijfscontinuïteit zullen deze storm beter doorstaan dan organisaties die onbesuisd snijden in hun personeelskosten.

Geschreven door Brian Clapp
Voorzitter van CCI-advieseen Career Partners International firma