Gérer les réductions de personnel dans l'environnement distant d'aujourd'hui COVID-19

La pandémie de COVID-19 a provoqué une onde de choc dans l'économie mondiale. Presque immédiatement, nous sommes passés à un environnement de travail à domicile dans pratiquement tous les secteurs industriels. De nombreuses organisations sont maintenant confrontées à la possibilité très réelle de mettre à pied des employés, de procéder à des licenciements ou d'éliminer complètement des emplois. Ces mesures peuvent être essentielles pour la pérennité de l'organisation, mais elles seront plus difficiles à mettre en œuvre si un nombre sans précédent d'employés travaillent temporairement à domicile.

Compte tenu des conditions économiques actuelles et des perturbations généralisées de la vie professionnelle et personnelle, l'impact sur les personnes déplacées, celles qui restent et l'organisation dans son ensemble sera considérablement plus important que la normale. Il est donc essentiel de reconnaître et de répondre à la dynamique unique du déplacement des travailleurs au milieu de la situation du COVID-19.

Planification et préparation

La planification et la préparation de l'action sont difficiles en raison de la nature dynamique et de la durée inconnue de la situation. Si l'impact commercial à court terme de COVID-19 est clair pour de nombreuses organisations, l'ampleur et la durée de cet impact ne sont pas encore connues. Bien que cela rende la planification difficile, les dépenses liées aux employés sont généralement parmi les coûts les plus importants pour toute organisation, ce qui signifie qu'elles doivent être prises en compte.

De nombreuses organisations ont opté pour une semaine de travail à 80 % avec un salaire de 80 %, car cela permet de réduire les dépenses de 20 % tout en maintenant et en protégeant la capacité organisationnelle de reprise. D'autres organisations ont déterminé que leur baisse d'activité a été trop importante et/ou durera trop longtemps pour éviter les licenciements. Dans ces situations, une action immédiate est requise et le passage au travail à domicile nécessite des alternatives aux réunions de séparation en personne.

Logistique et mise en œuvre

La vidéoconférence ou le téléphone est l'alternative la plus réaliste et la plus appropriée pour notifier le licenciement ou la suppression d'emploi. Même s'ils ne sont pas idéaux, ces outils permettent de partager le message de manière empathique et de vérifier que le message a bien été reçu, bien mieux que la notification par courrier électronique ou autres plateformes de messagerie.

Les notifications collectives par vidéoconférence ou conférence téléphonique sont utiles pour les licenciements importants, car ces canaux permettent d'assurer la cohérence et la rapidité des messages. C'est un moyen efficace d'annoncer ce qui se passe et pourquoi, mais ce n'est pas un forum efficace pour fournir des informations individuelles, discuter de la logistique de la transmission du travail ou répondre aux préoccupations spécifiques des employés. Les vidéoconférences ou les conférences téléphoniques individuelles sont préférables lorsque le nombre de personnes à informer le permet.

Quel que soit le forum, il est essentiel d'avoir un script pour s'assurer que le message est clair et cohérent. Comme pour les réunions de séparation en personne, il est important qu'un deuxième représentant de l'organisation soit présent lors des appels de notification individuels pour servir de témoin de ce qui a été dit.

Logistique à prendre en compte :

• Loi WARN- La loi fédérale WARN (Worker Adjustment and Retraining Notification) et les différentes versions étatiques de cette loi exigent un préavis en cas de licenciement collectif ou de fermeture d'usine entraînant la perte d'un emploi pour un nombre requis de personnes. Bien que la loi fédérale WARN reconnaisse expressément qu'"un ralentissement économique majeur imprévu et dramatique peut être considéré comme une circonstance commerciale qui n'est pas raisonnablement prévisible", cette exception n'existe pas dans tous les États.
• Détermination de la manière dont les indemnités de départ seront traitées- Ni votre organisation ni les personnes touchées par la perte d'emploi n'avaient probablement la moindre indication qu'une telle mesure devrait être prise et ni l'une ni l'autre n'étaient probablement préparées. Si votre organisation a prévu des indemnités de départ et aide à la transition de carrière dans le passé, il est fortement recommandé de continuer à fournir ce soutien car il sera désespérément nécessaire. En outre, vos employés restants vont observer et s'inquiéter. En offrant un filet de sécurité à ceux qui partent, vous aiderez à la fois les personnes touchées et votre organisation à rebondir.
• Remise de documents à la suite de l'annonce- Puisque la rencontre n'aura pas lieu en personne, la lettre de séparation et tout autre document justificatif devront être envoyés par courriel, ou par livraison de nuit. Des ressources telles que DocuSign peuvent être utilisées pour la signature à distance des documents relatifs aux avantages sociaux, à l'indemnité de départ et à l'accord de décharge, et peuvent ajouter un certain degré d'efficacité au processus. Certains États ont des lois sur le dernier chèque de paie qui stipulent le délai dont dispose un employeur pour remettre le dernier chèque de paie d'un ancien employé. Certains exigent un paiement immédiat tandis que d'autres prévoient le cycle de paie suivant.
• Restitution des biens de l'entreprise- Des dispositions doivent être prises pour le retour du matériel de l'entreprise et des équipements fournis par l'entreprise (ordinateur portable, téléphone cellulaire, etc.). Le retour de ces articles par FedEx ou UPS est probablement le plus logique, mais il peut entraîner des problèmes logistiques en termes de paiement et de lieu d'envoi de l'équipement si votre bureau physique est temporairement fermé. Si une indemnité de départ est offerte, envisagez d'ajouter à l'accord de départ une clause stipulant que l'indemnité de départ sera retenue si certains biens de l'entreprise ne sont pas restitués dans un délai déterminé.
• Restitution des biens personnels de l'employé- Les employés séparés qui travaillaient à votre bureau avant le scénario de travail à domicile peuvent encore avoir des biens personnels au bureau. Des instructions devront être fournies sur la logistique du retour de ces articles.
• Considérations relatives à l'informatique- Comme pour toute séparation, l'accès à la messagerie et aux autres systèmes doit être annulé et cela doit coïncider avec la date de séparation.
• Transition du travail- Étant donné que l'employé concerné travaille à distance et que tout ou partie de son produit de travail peut se trouver à l'extérieur du bureau, son manager doit avoir un plan pour obtenir une mise à jour de la situation et sécuriser le travail sur les projets en cours avant le dernier jour de l'employé.
• Soutien du PAE- Si votre régime d'avantages sociaux comprend un plan d'aide aux employés (PAE), celui-ci peut constituer une ressource précieuse tant pour les employés qui partent que pour ceux qui restent, qui doivent faire face aux ramifications de tout ce qui se passe.

Communication et continuité des activités

Les licenciements et les suppressions de postes sont source d'angoisse et de perturbation pour l'ensemble de l'organisation. Une communication claire et l'accent mis sur la continuité des activités permettent d'atténuer le traumatisme et d'orienter les employés restants.

Dès que possible, faites savoir à l'ensemble de l'organisation quelles mesures ont été prises, pourquoi, et ce qui se passera ensuite en termes de logistique et de redistribution du travail. Un plan de communication similaire doit être mis en œuvre pour les clients, les fournisseurs ou d'autres parties prenantes clés afin d'assurer la continuité. Quelle que soit la situation, une communication proactive est toujours préférable au fait de laisser les rumeurs définir et faire circuler le message. Nous vivons des moments difficiles qui peuvent nécessiter des actions difficiles. Les organisations qui se concentrent sur la gestion de ces actions du mieux qu'elles peuvent, qui pratiquent une bonne communication et qui maintiennent un degré approprié de continuité des activités résisteront mieux à la tempête que celles qui réduisent inconsidérément leurs coûts de personnel.

Écrit par Brian Clapp
Président de CCI Consultingune entreprise de Career Partners International