Управление сокращением персонала в современной удаленной среде COVID-19

Пандемия COVID-19 вызвала шоковые волны, прокатившиеся по мировой экономике. Почти сразу же практически во всех отраслях промышленности мы перешли на работу на дому. Многие организации сейчас сталкиваются с вполне реальной возможностью увольнения сотрудников, проведения сокращений или полной ликвидации рабочих мест. Эти действия могут быть крайне важны для обеспечения устойчивости организации, но их будет сложнее осуществить, когда беспрецедентное количество сотрудников временно работает дома.

Учитывая текущие экономические условия и повсеместные перебои в деловой и личной жизни, воздействие на перемещенных лиц, оставшихся и организацию в целом будет значительно больше, чем обычно. Поэтому крайне важно признать уникальную динамику перемещения работников в условиях ситуации COVID-19 и отреагировать на нее.

Планирование и подготовка

Планирование и подготовка к действиям являются сложной задачей из-за динамичного характера и неизвестной продолжительности ситуации. Хотя ближайшие последствия COVID-19 для бизнеса многих организаций очевидны, полный масштаб и продолжительность воздействия пока неизвестны. Хотя это затрудняет планирование, расходы, связанные с сотрудниками, как правило, являются одними из самых больших расходов для любой организации, что означает необходимость их решения.

Многие организации сделали выбор в пользу 80% рабочей недели при 80% оплате труда, поскольку это позволяет сократить расходы на 20% при сохранении и защите потенциала организации для восстановления. Другие организации решили, что падение бизнеса было слишком резким и/или продлится слишком долго, чтобы избежать увольнений. В таких ситуациях требуются немедленные действия, и переход на работу из дома требует альтернативы личным собраниям по увольнению.

Логистика и реализация

Видеоконференция или телефон - наиболее реалистичная и подходящая альтернатива для уведомления об увольнении или ликвидации рабочего места. Хотя эти средства и не идеальны, они позволяют лучше передать сообщение в сочувственной форме и убедиться в том, что оно было получено, чем уведомление по электронной почте или другим платформам обмена сообщениями.

Групповые уведомления с помощью видео- или телефонных конференций имеют смысл при крупных увольнениях, поскольку эти каналы обеспечивают последовательность и своевременность сообщений. Это эффективный способ сообщить о том, что происходит и почему, но он неэффективен в качестве форума для предоставления индивидуальной информации, обсуждения логистики передачи работы или решения проблем конкретных сотрудников. Предпочтительнее проводить индивидуальные видео- или телефонные конференции, если количество оповещаемых людей позволяет это сделать.

Независимо от форума, очень важно иметь сценарий, чтобы убедиться, что сообщение будет четким и последовательным. Как и в случае с личными встречами по поводу разделения, важно, чтобы на индивидуальных звонках с уведомлением присутствовал второй представитель организации, чтобы выступить в качестве свидетеля сказанного.

Необходимо учитывать логистику:

• Закон о ВАРН- Федеральный Закон об адаптации и переподготовке работников (WARN) и различные штатные версии Закона WARN требуют предварительного уведомления, когда происходит массовое увольнение или закрытие завода, что приводит к потере работы для необходимого количества людей. Хотя федеральный Закон WARN прямо признает, что "непредвиденный и резкий крупный экономический спад может считаться обстоятельством, которое нельзя разумно предвидеть", в настоящее время не во всех штатах есть такое исключение.
• Решение о том, как будет осуществляться выплата выходных пособий- Ни ваша организация, ни люди, пострадавшие от потери работы, скорее всего, не подозревали о необходимости принятия таких мер и не были готовы к ним. Если ваша организация предоставила выходное пособие и помощь при переходе в другую профессию в прошлом, настоятельно рекомендуем вам продолжать оказывать эту поддержку, поскольку она будет крайне необходима. Кроме того, ваши оставшиеся сотрудники будут наблюдать и переживать. Предоставление страховки уходящим поможет и пострадавшим людям, и вашей организации восстановиться.
• Доставка документов в продолжение объявления- Поскольку встреча будет проходить не лично, письмо о прекращении трудовых отношений и любые другие подтверждающие документы необходимо будет доставить по электронной почте или ночной доставкой. Такие ресурсы, как DocuSign, могут быть использованы для удаленного подписания документов о пособиях, выходном пособии и соглашении об освобождении, что может повысить эффективность процесса. В некоторых штатах действуют законы об окончательной выплате заработной платы, которые определяют сроки, в течение которых работодатель должен выдать бывшему сотруднику последнюю зарплату. Некоторые из них требуют немедленной выплаты, в то время как другие допускают выплату в течение следующего цикла начисления заработной платы.
• Возврат имущества компании- Необходимо договориться о возврате материалов компании и предоставленного компанией оборудования (например, ноутбука, мобильного телефона и т.д.). Возврат этих предметов с помощью FedEx или UPS, вероятно, имеет наибольший смысл, но может повлечь за собой логистические проблемы с точки зрения оплаты и того, куда отправить оборудование, если ваш физический офис временно закрыт. Если предлагается выходное пособие, подумайте о включении в соглашение о выходе из отпуска формулировки о том, что выходное пособие будет удержано, если указанное имущество компании не будет возвращено в течение определенного периода времени.
• Возврат личных вещей работника- У уволившихся сотрудников, которые работали в вашем офисе до сценария "работа на дому", могут оставаться личные вещи в офисе. Необходимо предоставить инструкции по логистике возврата этих вещей.
• ИТ соображения- Как и при любом увольнении, доступ к электронной почте и другим системам должен быть аннулирован, и это должно совпадать с датой увольнения.
• Переход работы- Поскольку пострадавший сотрудник работает удаленно и весь или часть его рабочего продукта может находиться за пределами офиса, его менеджеру необходимо иметь план, чтобы получить обновление статуса и обеспечить выполнение работы по текущим проектам до последнего дня работы сотрудника.
• Поддержка EAP- Если ваш план выплат сотрудникам включает план помощи сотрудникам (EAP), он может стать ценным ресурсом как для уходящих, так и для оставшихся сотрудников, которые справляются с последствиями всего происходящего.

Коммуникация и непрерывность бизнеса

Увольнения и ликвидация должностей вызывают раздражение и нарушение работы всей организации. Четкая коммуникация и сосредоточенность на непрерывности бизнеса помогают смягчить травму и сосредоточить внимание оставшихся сотрудников.

Как можно быстрее сообщите более широкой организации о том, какие шаги были предприняты, почему, и что будет происходить дальше с точки зрения логистики и перераспределения работы. Аналогичный план коммуникации должен быть реализован для клиентов, поставщиков или других ключевых участников, чтобы обеспечить непрерывность работы. Какой бы ни была ситуация, проактивная коммуникация всегда лучше, чем позволить мельнице слухов определить и распространить сообщение. Сейчас трудные времена, которые могут потребовать сложных действий. Организации, которые сосредоточатся на том, чтобы справиться с этими действиями как можно лучше, практикуя хорошую коммуникацию и поддерживая соответствующую степень непрерывности бизнеса, переживут эту бурю лучше, чем те, которые поспешно сокращают расходы на персонал.

Автор Брайан Клэпп
Президент Консалтинговая компания CCIМеждународная фирма "Карьерные партнеры