Gestión de las reducciones de plantilla en el entorno remoto actual COVID-19

La pandemia del COVID-19 ha provocado ondas expansivas en la economía mundial. Casi inmediatamente, se ha pasado a un entorno de trabajo desde casa en prácticamente todos los sectores industriales. Muchas organizaciones se enfrentan ahora a la posibilidad muy real de despedir a los empleados, implementar los despidos o eliminar los puestos de trabajo por completo. Estas medidas pueden ser fundamentales para la sostenibilidad de la organización, pero serán más difíciles de aplicar cuando un número sin precedentes de empleados trabajen temporalmente desde casa.

Dadas las actuales condiciones económicas y los trastornos generalizados en la vida empresarial y personal, el impacto en los desplazados, en los que se quedan y en la organización en su conjunto será significativamente mayor de lo normal. Por lo tanto, es fundamental reconocer y responder a la dinámica única del desplazamiento de trabajadores en medio de la situación de COVID-19.

Planificación y preparación

La planificación y preparación para la acción es un reto debido a la naturaleza dinámica y a la duración desconocida de la situación. Si bien el impacto empresarial a corto plazo de COVID-19 está claro para muchas organizaciones, la magnitud y la duración totales del impacto aún no se conocen. Aunque esto hace que la planificación sea un reto, los gastos relacionados con los empleados suelen estar entre los mayores costes de cualquier organización, lo que significa que puede ser necesario abordarlos.

Muchas organizaciones han optado por una semana laboral del 80% con un salario del 80%, ya que así se consigue una reducción del 20% de los gastos y se mantiene y protege la capacidad de recuperación de la organización. Otras organizaciones han determinado que su caída de negocio ha sido demasiado pronunciada y/o durará demasiado tiempo para evitar los despidos. En estas situaciones, se requiere una acción inmediata y el cambio al trabajo desde casa requiere alternativas a las reuniones de separación en persona.

Logística y aplicación

La videoconferencia o el teléfono es la alternativa más realista y adecuada para notificar el despido o la eliminación del empleo. Aunque no es lo ideal, estas herramientas proporcionan una vía mucho mejor para compartir el mensaje de forma empática y verificar que el mensaje se ha recibido que la notificación por correo electrónico u otras plataformas de mensajería.

Las notificaciones en grupo a través de videoconferencias o conferencias telefónicas tienen sentido en el caso de grandes despidos, ya que estos canales proporcionan coherencia y puntualidad en los mensajes. Son una forma eficaz de anunciar lo que está ocurriendo y por qué, pero no son eficaces como foro para proporcionar información individual, discutir la logística del traspaso del trabajo o abordar las preocupaciones específicas de los empleados. Se prefieren las videoconferencias individuales o las conferencias telefónicas cuando el número de personas a las que se notifica lo hace posible.

Independientemente del foro, es fundamental tener un guión para asegurarse de que el mensaje es claro y coherente. Al igual que en las reuniones de separación en persona, es importante que un segundo representante de la organización esté presente en las llamadas de notificación individuales para que actúe como testigo de lo que se dijo.

Logística a tener en cuenta:

• Ley WARN- La Ley federal de Ajuste y Recalificación de los Trabajadores (WARN) y varias versiones estatales de la Ley WARN exigen que se avise con antelación cuando se produzca un despido masivo o el cierre de una planta que provoque la pérdida de empleo de un número determinado de personas. Aunque la Ley WARN federal reconoce expresamente que "una recesión económica importante, imprevista y dramática puede considerarse una circunstancia empresarial que no es razonablemente previsible", no todos los estados cuentan actualmente con esta excepción.
• Determinación de cómo se gestionará la indemnización por despido- Es probable que ni su organización ni las personas afectadas por la pérdida de puestos de trabajo tuvieran ningún indicio de que habría que tomar esa medida y que ninguna de ellas estuviera preparada. Si su organización ha proporcionado indemnizaciones y asistencia para la transición de carrera en el pasado, se recomienda encarecidamente que siga prestando este apoyo, ya que se necesitará desesperadamente. Además, sus empleados restantes estarán observando y preocupados. Proporcionar una red de seguridad a los que se marchan ayudará tanto a las personas afectadas como a su organización a recuperarse.
• Entrega de documentos en seguimiento del anuncio- Como la reunión no será en persona, la carta de separación y cualquier otro documento de apoyo tendrán que ser entregados por correo electrónico, o por entrega nocturna. Se pueden utilizar recursos como DocuSign para la firma a distancia de los documentos de beneficios, indemnización y acuerdo de cesión, lo que puede añadir cierto nivel de eficiencia al proceso. Algunos estados tienen leyes de pago final que estipulan el plazo que tiene un empleador para entregar el último cheque de pago de un ex empleado. Algunos exigen el pago inmediato, mientras que otros permiten el siguiente ciclo de nóminas.
• Devolución de los bienes de la empresa- Es necesario hacer arreglos para la devolución del material de la empresa y del equipo proporcionado por la empresa (es decir, ordenador portátil, teléfono móvil, etc.). Devolver estos artículos por FedEx o UPS probablemente sea lo más sensato, pero puede suponer retos logísticos en términos de pago y de dónde enviar el equipo si su oficina física está cerrada temporalmente. Si se ofrece una indemnización por despido, considere la posibilidad de añadir un texto al acuerdo de despido que establezca que se retendrá la indemnización si no se devuelven los bienes de la empresa en un periodo de tiempo determinado.
• Devolución de los bienes personales del trabajador- Los empleados separados que trabajaban en su oficina antes de la situación de trabajo desde casa pueden tener todavía posesiones personales en la oficina. Habrá que dar instrucciones sobre la logística de devolución de estos objetos.
• Consideraciones informáticas- Al igual que con cualquier separación, el acceso al correo electrónico y otros sistemas debe ser rescindido y esto debe coincidir con la fecha de separación.
• Transición del trabajo- Dado que el empleado afectado está trabajando a distancia y todo o parte de su producto de trabajo puede residir fuera de la oficina, su gerente necesita tener un plan para obtener una actualización del estado y asegurar el trabajo realizado en los proyectos en curso antes del último día del empleado.
• Apoyo del EAP- Si su plan de beneficios para empleados incluye un Plan de Asistencia al Empleado (EAP), éste puede ser un recurso valioso tanto para los empleados que se van como para los que se quedan, mientras lidian con las ramificaciones de todo lo que está sucediendo.

Comunicación y continuidad de la actividad

Los despidos y la eliminación de puestos de trabajo provocan angustia y trastornos en toda la organización. Una comunicación clara y un enfoque en la continuidad del negocio ayudan a aliviar el trauma y a centrar la atención de los empleados que quedan.

Tan pronto como sea posible, comunique a la organización en general qué medidas se han tomado, por qué y qué ocurrirá a continuación en términos de logística y redistribución del trabajo. Hay que poner en marcha un plan de comunicación similar para los clientes, proveedores u otros componentes clave para garantizar la continuidad. Sea cual sea la situación, la comunicación proactiva siempre es mejor que dejar que la rumorología defina y haga circular el mensaje. Son tiempos difíciles que pueden requerir acciones difíciles. Las organizaciones que se centran en gestionar estas acciones lo mejor posible, practicando una buena comunicación y manteniendo un grado adecuado de continuidad empresarial, capearán mejor esta tormenta que aquellas que se precipitan en la forma de recortar sus costes de personal.

Escrito por Brian Clapp
Presidente de Consultoría CCIuna firma internacional de Career Partners